Wer im Büro weniger Altpapier produziert, schont die Umwelt und reduziert die Gefahr, versehentlich vertrauliche Daten ganz und gar un-vertraulich am Strassenrand zu deponieren.

Dank Cloud-Services und der Verbreitung von mobilen Geräten und anderen technischen Möglichkeiten verwenden wir heute im Büro bereits deutlich weniger Papier als früher. Allerdings dürfte uns mittlerweile auch klar sein, dass wir die einstige Wunschvorstellung vom «papierlosen Büro» niemals erreichen werden – deswegen wird dieses ehemalige Buzzword (Schlagwort) heute nur noch sehr selten verwendet. Das heisst jedoch nicht, dass es nicht auch heute noch zahlreiche Möglichkeiten gibt, unseren Papierverbrauch weiter zu reduzieren. Die Rechnung dahinter ist simpel: Je weniger wir ausdrucken, desto weniger Papier benötigen wir, und desto weniger vertrauliche Informationen können versehentlich in fein säuberlich geschnürten Bündeln das Unternehmen verlassen statt professionell vernichtet zu werden.

Gute Gründe, gar nicht erst zu drucken

Hand aufs Herz: Den heissen Tipp, vor jedem Druckvorgang gut zu überlegen, ob er auch notwendig ist, gibt es seit Jahren. Na, vermutlich sogar eher seit Jahrzehnten. Und genauso lange funktioniert er nicht wirklich. Die Vorstellung, ein Arbeitsleben lang bei jedem Klick auf «Drucken» erst eine kleine Erörterung vornehmen zu müssen, hat auch wenig Motivierendes an sich. Doch vielleicht lässt sich dieses Pferd von der anderen Seite aufzäumen: In einigen Fällen bietet das Nicht-Drucken praktische Vorteile. Die Präsentation zum Beispiel, die Sie vor dem versammelten Sales Team halten, muss nicht auf Papier vorliegen – im Gegenteil. Schliesslich sollen die Teilnehmenden des Meetings Ihnen zuhören und nicht lesen, ansonsten müsste man sich gar nicht erst treffen. Falls dies gewünscht wird, können Sie die Unterlagen jederzeit nachträglich digital verschicken. Ein positiver Approach wie dieser führt mit grösserer Wahrscheinlichkeit zum Erfolg als der erhobene Zeigefinger.

Schreibtischunterlagen überdenken

Sie sind etwas in die Jahre gekommen, die praktischen Schreibtischunterlagen mit den abreissbaren Blättern, die üblicherweise den Jahreskalender zeigen. Gefühlt seit Menschengedenken dienen sie uns als Endlos-Block für all die Notizen, die im manchmal hektischen Geschäftsalltag entstehen. Doch unter diesen finden sich häufig auch vertrauliche Informationen, was man leicht vergessen kann, wenn das oberste Blatt der Unterlage mal wieder entfernt und entsorgt werden soll – noch einmal wesentlich leichter als bei einem ausgedruckten Dokument, dessen Inhalt man genau kennt. Dabei hätten wir absolut adäquate digitale Alternativen verfügbar: Datum und Kalender zeigt unser Computer ständig an, und Notizen nimmt er ebenfalls geduldig entgegen, sei es in einem simplen Text-Dokument oder einem der zahlreichen speziell dafür entwickelten Programme. Auch wenn Sie dadurch mit einer uralten Tradition brechen: Wagen Sie es zumindest, die Schreibtischunterlagen in Frage zu stellen!

Auch "Schmierpapier" kann vertraulich sein

Häufig gibt es zum Thema Papiersparen den Tipp, nicht mehr benötigte Ausdrucke als « Schmierzettel» zu verwenden. Der Gedanke dahinter ist gut, kein Zweifel, nur wird die Unterteilung in vertrauliches und nichtvertrauliches Altpapier noch einmal deutlich komplizierter. Hinzu kommt: Bei einem Notizzettel neigen wir deutlich schneller dazu, ihn nach Gebrauch zu zerknüllen und in den Mistkübel zu werfen. Womit der ursprüngliche Plan, möglichst nachhaltig zu handeln, so gar nicht mehr aufgeht. Wer in diesen Kategorien denkt, ist vermutlich besser beraten, grundsätzlich nur Recycling-Papier zu verwenden.

Altpapier einsparen - gemeinsam

Falls Sie vorhaben, den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen zu senken, empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeitenden möglichst aktiv mit ins Boot zu holen. Ein Gespräch, in dem die Beweggründe wie mehr Nachhaltigkeit und niedrigere Kosten besprochen werden, nützt sicher mehr als ein Rund-Mail mit Handlungsanweisungen.

Wir haben in diesem Beitrag mehrfach auf die digitalen Alternativen zum bedruckten A4-Blatt verwiesen. Diese machen so einiges einfacher, doch vertrauliche Daten müssen genau wie auf Papier auch hier bis zum Ende geschützt werden. Im Falle ausgedienter Festplatten beispielsweise bedeutet dies die vollständige physische Vernichtung durch einen spezialisierten Anbieter. Doch der Vorteil des digitalen Wegs liegt auf der Hand, wenn man bedenkt, wie viele Word-Seiten auf einer durchschnittlichen Festplatte Platz finden!