Der sichere Umgang mit dem Diensthandy

Viele Unternehmen stellen Mitarbeitenden Handys zur geschäftlichen Nutzung zur Verfügung. Aus der Perspektive der Datensicherheit bringt dies diverse Herausforderungen, aber auch einige Vorteile mit sich.

Keine Frage, mobile Devices erleichtern die Arbeit und steigern die Produktivität spürbar. Von unterwegs am Team-Meeting teilnehmen, auf online gespeicherte Dokumente zugreifen oder über interne Messaging-Dienste wie Slack vor dem Meeting noch schnell die aktuellsten Infos austauschen – an viele der Vorzüge haben wir uns längst gewöhnt. Davon profitieren Unternehmen wie Mitarbeitende gleichermassen. Denn mal ehrlich: Natürlich fällt es leichter, am Abend nochmals schnell die E-Mails checken, wenn man es bequem vom Sofa aus am Handy erledigen kann, statt den Laptop hochzufahren.

Nicht wenige Firmen stellen Ihren Mitarbeitende deswegen gerne Diensthandys zur Verfügung, um sie beim mobilen Arbeiten zu unterstützen. Grundsätzlich bringt dieser Ansatz auch mehr Sicherheit mit sich als das Verwenden privater Smartphones in der geschäftlichen IT-Umgebung (BYOD, «Bring your own Device»). Dies gilt allerdings nur, wenn Sie einige klare Regeln für die Nutzung des Firmenhandys festlegen – und am Ende des Lebenszyklus auf eine vollständige und physische Zerstörung achten, wie sie bei Reisswolf angeboten wird.

1. Diensthandy nur für berufliche Zwecke verwenden

   Auch wenn dies im ersten Moment restriktiv klingen mag, werden die allermeisten Mitarbeitenden keine Einwände gegen diese Massnahme haben. Schliesslich möchten sie ihre Privatsphäre ebenso schützen wie der Arbeitgeber die Unternehmensdaten. Eine strikte Trennung zwischen dem privaten und dem geschäftlichen Handy erweist sich somit für beide Seiten als sinnvoll.

2. Daraus resultiert: nur vorinstallierte Apps

   Wenn das Diensthandy ausschliesslich beruflich genutzt wird, gibt es für Mitarbeitende keinen Grund, «eigene» Apps zu installieren. Die verantwortliche Person oder Abteilung im Unternehmen kann alle Geräte mit den notwendigen und sinnvollen Programmen ausstatten, so dass keine weiteren Anwendungen geladen werden müssen. Dies gilt ganz besonders für Social-Media-Plattformen, die häufig auf die im Handy gespeicherten Kontakte zugreifen. Mitarbeitende im Aussendienst beispielsweise könnten allerdings auf den Einsatz von Whatsapp angewiesen sein. Dann empfiehlt es sich, die Einstellungen so anzupassen, dass Whatsapp zwar auf das Telefonbuch, nicht aber auf andere Speicherorte für Kontakte zugreifen kann, wie beispielsweise Outlook.

3. Sicherheit bei Verlust oder Diebstahl

   Dass eine Entsperrung des Handys durch die üblichen Massnahmen – Gesichtserkennung, Fingerabdruck oder Code – erforderlich sein muss, versteht sich von selbst. Richten Sie zudem bei allen Geräten die Möglichkeit ein, im Verlustfall alle Daten remote zu löschen. Dass bei jeglichem Zugriff auf Unternehmensdaten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz kommt, sollte für alle Mitarbeitenden selbstverständlich sein, nicht nur, wenn sie mobile Devices verwenden.

4. Gerät nach Rückgabe sicher vernichten

   Wenn Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden, geben sie Ihr Diensthandy zurück. Unter Umständen könnte in solchen Fällen der Gedanke aufkommen, einfach alle Daten zu löschen und das Gerät zu verkaufen. Dies lässt allerdings ausser Acht, dass so etwas wie eine vollständige Löschung nicht existiert. Beim Veräussern des Handys können Ihre Daten wiederhergestellt werden und so in falsche Hände geraten. Falls das Gerät also nicht innerhalb Ihres Unternehmens weiterverwendet wird, kann nur eine endgültige physische Zerstörung umfassende Sicherheit gewährleisten.

Reisswolf vernichtet nicht nur gebrauchte Handys, sondern sämtliche Datenträger wie Festplatten, Notebooks und Tablets, aber auch Kreditkarten, Zutritts-Badges oder CDs und DVDs. Die Prozesse sind nach DIN 66399 zertifiziert und entsprechen damit höchsten internationalen Standards. Für weitere Informationen oder ein Beratungsgespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.