Arbeitsplatz einrichten: 3 Tipps und 1 Warnung

Die Neubesetzung einer Stelle in Ihrem Unternehmen bedeutet in den meisten Fällen, dass ein bestehender Arbeitsplatz neu eingerichtet werden muss. Vergessen Sie dabei nicht, ein Augenmerk auf den sorgsamen Umgang mit «alten» Akten und Dokumenten zu legen.

Erfolgreiche Unternehmen haben üblicherweise einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Wer als Verstärkung zum Team stösst, soll schliesslich bald alle Personen und Vorgänge kennen, um auch tatkräftig mit anpacken zu können. Doch offen gefragt: Haben Sie auch festgelegt, was ganz praktisch mit einem Arbeitsplatz geschieht, wenn die dort tätige Person wechselt? Hier einige Punkte, die Ihre Beachtung verdienen:

Alte Dokumente archivieren oder entsorgen (lassen)
Keine Frage: Niemand trifft am neuen Arbeitsplatz gerne auf «Überreste» der Vorgängerin oder des Vorgängers. Hinzu kommt eine zweite Dimension, nämlich der Schutz von unternehmensinternen Daten und der Privatsphäre von ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Deswegen empfiehlt es sich, verbleibende Akten entweder am korrekten Ort abzulegen oder sie fachgerecht und sicher vernichten zu lassen. Die Altpapiersammlung ist dafür der falsche Weg, am besten beauftragen sie einen zertifizierten Dienstleister
Alle notwendigen Geräte bereitstellen und einrichten
Sorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz komplett vorbereitet ist. Neben den grundlegenden Elementen rund um den Schreibtisch steht hier vor allem die elektronischen Helfer im Fokus: Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Devices vorhanden sind, allen voran der Computer, der (zusätzliche) Laptop und das Telefon, falls Sie noch klassische Endgeräte benutzen. Wenn Sie einen vorhandenen Rechner weiterverwenden, sollte sich dieser in einem möglichst «sauberen» Zustand befinden, sprich alle alten Daten gelöscht sein.
E-Mails und weitere Zugänge vorbereiten
Geben Sie bei den verantwortlichen Personen im Unternehmen rechtzeitig in Auftrag, die benötigten Accounts einzurichten. Dazu gehört ganz sicher eine E-Mail-Adresse, die an allen Geräten bereits angelegt ist, aber beispielsweise auch Profile in verwendeten Programmen wie ERP-Systemen, internen Messenger-Plattformen oder Projektmanagement-Tools.
Ein Willkommenspräsent besorgen
Hier geht es ganz eindeutig um die Geste: Schon mit einem kleinen Geschenk tragen Sie dazu bei, dass der oder die «Neue» den ersten Arbeitstag mit einem Lächeln beginnt. Ob ein Blumenstrauss, Pralinen oder eine Flasche Wein – eine Überraschung zur Begrüssung lässt alles gleich ein wenig einfacher gelingen. Gerade die ersten drei Punkte mögen absolut selbstverständlich erscheinen. Wenn aber nur ein Element nicht wunschgemäss funktioniert, bringt dies Verzögerungen im Ablauf mit sich. Ausserdem ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig es ist, dass sich neue Mitarbeitende rundum willkommen fühlen. Studien belegen, dass ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung in Unternehmen um bis zu 25 Prozent steigern kann und die Leistung nach Stellenantritt messbar verbessert. Ganz offensichtlich besteht in vielen Fällen noch Luft nach oben: Bei einer Umfrage der auf HR spezialisierten Haufe Gruppe gaben mehr als 80 Prozent der Befragten an, dass sie bei ihrer eigenen Einarbeitung noch Verbesserungspotenzial sehen.

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