Die Neubesetzung einer Stelle in Ihrem Unternehmen bedeutet in den meisten Fällen, dass ein bestehender Arbeitsplatz neu eingerichtet werden muss. Vergessen Sie dabei nicht, ein Augenmerk auf den sorgsamen Umgang mit «alten» Akten und Dokumenten zu legen.

Erfolgreiche Unternehmen haben üblicherweise einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Wer als Verstärkung zum Team stösst, soll schliesslich bald alle Personen und Vorgänge kennen, um auch tatkräftig mit anpacken zu können. Doch offen gefragt: Haben Sie auch festgelegt, was ganz praktisch mit einem Arbeitsplatz geschieht, wenn die dort tätige Person wechselt? Hier einige Punkte, die Ihre Beachtung verdienen:

1. Alte Dokumente archivieren oder entsorgen (lassen)
   Keine Frage: Niemand trifft am neuen Arbeitsplatz gerne auf «Überreste» der Vorgängerin oder des Vorgängers. Hinzu kommt eine zweite Dimension, nämlich der Schutz von unternehmensinternen Daten und der Privatsphäre von ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Deswegen empfiehlt es sich, verbleibende Akten entweder am korrekten Ort abzulegen oder sie fachgerecht und sicher vernichten zu lassen. Die Altpapiersammlung ist dafür der falsche Weg, am besten beauftragen sie einen zertifizierten Dienstleister
2. Alle notwendigen Geräte bereitstellen und einrichten
   Sorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz komplett vorbereitet ist. Neben den grundlegenden Elementen rund um den Schreibtisch steht hier vor allem die elektronischen Helfer im Fokus: Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Devices vorhanden sind, allen voran der Computer, der (zusätzliche) Laptop und das Telefon, falls Sie noch klassische Endgeräte benutzen. Wenn Sie einen vorhandenen Rechner weiterverwenden, sollte sich dieser in einem möglichst «sauberen» Zustand befinden, sprich alle alten Daten gelöscht sein.
3. E-Mails und weitere Zugänge vorbereiten
   Geben Sie bei den verantwortlichen Personen im Unternehmen rechtzeitig in Auftrag, die benötigten Accounts einzurichten. Dazu gehört ganz sicher eine E-Mail-Adresse, die an allen Geräten bereits angelegt ist, aber beispielsweise auch Profile in verwendeten Programmen wie ERP-Systemen, internen Messenger-Plattformen oder Projektmanagement-Tools.
4. Ein Willkommenspräsent besorgen
   Hier geht es ganz eindeutig um die Geste: Schon mit einem kleinen Geschenk tragen Sie dazu bei, dass der oder die «Neue» den ersten Arbeitstag mit einem Lächeln beginnt. Ob ein Blumenstrauss, Pralinen oder eine Flasche Wein – eine Überraschung zur Begrüssung lässt alles gleich ein wenig einfacher gelingen. Gerade die ersten drei Punkte mögen absolut selbstverständlich erscheinen. Wenn aber nur ein Element nicht wunschgemäss funktioniert, bringt dies Verzögerungen im Ablauf mit sich. Ausserdem ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig es ist, dass sich neue Mitarbeitende rundum willkommen fühlen. Studien belegen, dass ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung in Unternehmen um bis zu 25 Prozent steigern kann und die Leistung nach Stellenantritt messbar verbessert. Ganz offensichtlich besteht in vielen Fällen noch Luft nach oben: Bei einer Umfrage der auf HR spezialisierten Haufe Gruppe gaben mehr als 80 Prozent der Befragten an, dass sie bei ihrer eigenen Einarbeitung noch Verbesserungspotenzial sehen.

Haben sich in Ihrem Unternehmen alte, aber noch immer vertrauliche Dokumente angesammelt, die Sie zuverlässig entsorgen möchten? Wir bieten Ihnen die für Ihre Bedürfnisse passende Lösung, von der sicheren Lagerung über den Transport bis hin zur endgültigen physischen Vernichtung in unseren Hochleistungsschreddern.

Röntgenfilme enthalten häufig besonders sensible Daten. Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind sie zuverlässig zu vernichten, ohne den kleinsten Kompromiss bei der Sicherheit und Vertraulichkeit. Wie der Vorgang bei Reisswolf abläuft und weshalb diese Dienstleistung künftig sogar noch an Bedeutung zulegen wird, erfahren Sie im Interview mit Vertriebsleiter Florian Dolder.

Für wen führen Sie die sichere Vernichtung von Röntgenbildern durch?

Spitäler und Arztpraxen sind unsere zentrale Kundengruppe in diesem Bereich. Immer wieder wenden sich auch Industrieunternehmen an uns, bei denen die Röntgenaufnahmen beispielsweise im Zuge von Materialprüfungen entstehen.

Gibt es bei Röntgenbildern noch strengere Datenschutzvorschriften als bei anderen Akten, die Sie zur Vernichtung erhalten?

Nein, das Gesetz sieht so etwas nicht vor, allenfalls könnten aber Unternehmen selbst ihre Vorgaben noch verschärfen. Patientendossiers enthalten besonders sensible Daten und müssen entsprechend sicher und vertraulich vernichtet werden. Medizinisches Personal ist hierfür enorm sensibilisiert und erwartet einen Partner auf Augenhöhe. Den findet es in uns: Wir halten bei sämtlichen Vernichtungsvorgängen die strengsten Standards ein. Alle Reisswolf-Betriebe sind nach DIN 66399 zertifiziert. Viele unserer Mitbewerber berufen sich lediglich darauf, dass sie «entsprechend dieser Norm arbeiten». Wir hingegen verfügen tatsächlich über die Zertifizierung, mehr noch – wir haben aktiv an ihrer Ausgestaltung mitgearbeitet und verstehen als Marktführer mit 25-jähriger Geschichte in der Schweiz genau, was unsere Auftraggeber und das Gesetz beim Datenschutz verlangen.

«Alle Reisswolf-Betriebe sind nach DIN 66399 zertifiziert.»

Wie läuft der Prozess der Röntgenfilmvernichtung für Ihre Kunden ab?

Im Grunde unterscheidet er sich kaum von der «herkömmlichen» Aktenvernichtung. Wir stellen unseren Kunden Sicherheitsbehälter zur Verfügung, in denen sie die Röntgenfilme geschützt aufbewahren. Wenn wir diese abholen, erfolgt der Transport in verschlossenen, GPS-getrackten LKWs bis zum nächstgelegenen der vier Reisswolf-Standorte in der Schweiz. Danach werden die Röntgenbilder geschreddert. Wie bei den anderen Vernichtungsarten auch achten wir darauf, dass die noch vorhandenen Wertstoffe soweit wie möglich im Kreislauf verbleiben.

«Röntgenfilme werden weniger – die Anforderungen an den Datenschutz bleiben»

Die Digitalisierung macht vor Röntgenbildern sicher nicht Halt. Wird es diese noch lange in physischer Form geben?

Wir bemerken schon jetzt eine deutliche Abnahme und es wäre gut vorstellbar, dass damit auch die Zahl der verlässlichen Anbieter sinken wird. Aufgrund unserer effizienten Prozesse können unsere Kunden auf unsere Dienstleistung in diesem Bereich zählen – heute wie morgen. Da Röntgenbilder mittlerweile mehr oder weniger ausschliesslich digital erstellt werden, handelt es sich bei den meisten Aufträgen um klassische Räumungsaktionen, etwa bei der Auflösung von Archiven. Praktisch für unsere Kunden: Auch wenn sie die Bilder künftig nur noch auf Datenträgern speichern, bleiben wir der passende Partner, denn diese können sie bei uns zuverlässig und sicher vernichten.

Florian Dolder, herzlichen Dank für das Gespräch!

Viele Unternehmen stellen Mitarbeitenden Handys zur geschäftlichen Nutzung zur Verfügung. Aus der Perspektive der Datensicherheit bringt dies diverse Herausforderungen, aber auch einige Vorteile mit sich.

Keine Frage, mobile Devices erleichtern die Arbeit und steigern die Produktivität spürbar. Von unterwegs am Team-Meeting teilnehmen, auf online gespeicherte Dokumente zugreifen oder über interne Messaging-Dienste wie Slack vor dem Meeting noch schnell die aktuellsten Infos austauschen – an viele der Vorzüge haben wir uns längst gewöhnt. Davon profitieren Unternehmen wie Mitarbeitende gleichermassen. Denn mal ehrlich: Natürlich fällt es leichter, am Abend nochmals schnell die E-Mails checken, wenn man es bequem vom Sofa aus am Handy erledigen kann, statt den Laptop hochzufahren.

Nicht wenige Firmen stellen Ihren Mitarbeitende deswegen gerne Diensthandys zur Verfügung, um sie beim mobilen Arbeiten zu unterstützen. Grundsätzlich bringt dieser Ansatz auch mehr Sicherheit mit sich als das Verwenden privater Smartphones in der geschäftlichen IT-Umgebung (BYOD, «Bring your own Device»). Dies gilt allerdings nur, wenn Sie einige klare Regeln für die Nutzung des Firmenhandys festlegen – und am Ende des Lebenszyklus auf eine vollständige und physische Zerstörung achten, wie sie bei Reisswolf angeboten wird.

1. Diensthandy nur für berufliche Zwecke verwenden

   Auch wenn dies im ersten Moment restriktiv klingen mag, werden die allermeisten Mitarbeitenden keine Einwände gegen diese Massnahme haben. Schliesslich möchten sie ihre Privatsphäre ebenso schützen wie der Arbeitgeber die Unternehmensdaten. Eine strikte Trennung zwischen dem privaten und dem geschäftlichen Handy erweist sich somit für beide Seiten als sinnvoll.

2. Daraus resultiert: nur vorinstallierte Apps

   Wenn das Diensthandy ausschliesslich beruflich genutzt wird, gibt es für Mitarbeitende keinen Grund, «eigene» Apps zu installieren. Die verantwortliche Person oder Abteilung im Unternehmen kann alle Geräte mit den notwendigen und sinnvollen Programmen ausstatten, so dass keine weiteren Anwendungen geladen werden müssen. Dies gilt ganz besonders für Social-Media-Plattformen, die häufig auf die im Handy gespeicherten Kontakte zugreifen. Mitarbeitende im Aussendienst beispielsweise könnten allerdings auf den Einsatz von Whatsapp angewiesen sein. Dann empfiehlt es sich, die Einstellungen so anzupassen, dass Whatsapp zwar auf das Telefonbuch, nicht aber auf andere Speicherorte für Kontakte zugreifen kann, wie beispielsweise Outlook.

3. Sicherheit bei Verlust oder Diebstahl

   Dass eine Entsperrung des Handys durch die üblichen Massnahmen – Gesichtserkennung, Fingerabdruck oder Code – erforderlich sein muss, versteht sich von selbst. Richten Sie zudem bei allen Geräten die Möglichkeit ein, im Verlustfall alle Daten remote zu löschen. Dass bei jeglichem Zugriff auf Unternehmensdaten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz kommt, sollte für alle Mitarbeitenden selbstverständlich sein, nicht nur, wenn sie mobile Devices verwenden.

4. Gerät nach Rückgabe sicher vernichten

   Wenn Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden, geben sie Ihr Diensthandy zurück. Unter Umständen könnte in solchen Fällen der Gedanke aufkommen, einfach alle Daten zu löschen und das Gerät zu verkaufen. Dies lässt allerdings ausser Acht, dass so etwas wie eine vollständige Löschung nicht existiert. Beim Veräussern des Handys können Ihre Daten wiederhergestellt werden und so in falsche Hände geraten. Falls das Gerät also nicht innerhalb Ihres Unternehmens weiterverwendet wird, kann nur eine endgültige physische Zerstörung umfassende Sicherheit gewährleisten.

Reisswolf vernichtet nicht nur gebrauchte Handys, sondern sämtliche Datenträger wie Festplatten, Notebooks und Tablets, aber auch Kreditkarten, Zutritts-Badges oder CDs und DVDs. Die Prozesse sind nach DIN 66399 zertifiziert und entsprechen damit höchsten internationalen Standards. Für weitere Informationen oder ein Beratungsgespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.