Wie lange sind Geschäftsdokumente aufzubewahren, bevor eine Archivräumung stattfinden darf? Erfahren Sie jetzt mehr über die rechtskonforme Entsorgung Ihrer Unterlagen!

Laut Gesetz müssen Unternehmen in der Schweiz nur zwei Dokumente in Papierform aufbewahren: Geschäftsbericht und den Revisionsbericht – beide im Original und mit Unterschrift. Alle anderen Unterlagen können digital archiviert werden. Im Alltag gibt es aber auch heute noch viele Dokumente auf Papier, was mit entsprechendem Platzbedarf verbunden ist. Laufen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab, ist eine Archivräumung möglich. Doch bevor die Dokumente endgültig entsorgt sind, haben Unternehmen noch eine letzte Aufgabe: den Datenschutz zu wahren. Denn viele Unterlagen, zu deren Aufbewahrung Unternehmen verpflichtet sind, enthalten höchst vertrauliche Angaben.

Sorgfalt bei der Archivräumung

Sehen wir uns einmal an, welche Dokumente neben dem Geschäfts- und Revisionsbericht der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren unterliegen. Geregelt ist dies unter anderem im OR, Art. 958f. Konkret betroffen sind:

•           Geschäftsbücher (Haupt- und Nebenbücher)
•           Buchungs- und Rechnungsbelege
•           Steuerunterlagen (im Kanton Zürich: 15 Jahre)
•           Dokumente mit rechtsverbindlicher Wirkung (z.B. Verträge)
•           Personalakten
•           Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen

Häufig wird in dieser Aufzählung auch die Korrespondenz genannt, dabei fällt im Grunde nur ein kleiner Teil davon unter die Aufbewahrungspflicht: all jene Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem einen geschäftlichen Vorgang stehen, für den es keinen anderen Buchungsbeleg gibt. Da diese Unterscheidung nicht immer ganz einfach zu treffen ist, entscheiden sich viele Unternehmen, die gesamte Korrespondenz zu archivieren.

Aufbewahrung dient der Rechtssicherheit

Die übliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Schweiz zehn Jahre. Auf den ersten Blick erscheint dies ein sehr langer Zeitraum. Grund dafür ist jedoch die in vielen Punkten festgelegte zehnjährige Verjährungsfrist. Vereinfacht ausgedrückt: Wenn jemand mit einer neun Jahre alten Forderung an Sie herantritt, sollten Sie dazu in der Lage sein, den Vorgang anhand Ihrer eigenen Unterlagen nachzuvollziehen. Bei einer zehn Jahre alten Forderung ist dies schlicht nicht mehr notwendig.

Archive enthalten sensible Daten

Wie eingangs erläutert könnten beinahe alle Dokumente in elektronischer Form aufbewahrt werden. Tatsächlich ist dies aber für viele Unternehmen noch nicht ohne Weiteres umsetzbar. Dies führt dazu, dass sich in den Archiven Papier-Dokumente sammeln, die sensible Daten enthalten: Geschäftszahlen, persönliche Angaben der Mitarbeitenden, Kundendaten, Verträge mit Lieferanten – dieses Wissen sollte auf keinen Fall in falsche Hände gelangen. Soll ein Archiv geräumt werden, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister. Der Experte übernimmt sowohl den Abtransport als auch die endgültige datenkonforme Vernichtung der Dokumente und gewährleistet durch zertifizierte Prozesse die Einhaltung des Datenschutzes. Denn nachdem Sie die Unterlagen zehn Jahre lang sicher aufbewahrten, möchten Sie die Gewissheit haben, dass auch der letzte Schritt in deren Lebenszyklus mit grösster Sorgfalt erfolgt.