Der Aktenvernichtung kommt eine hohe Bedeutung im Zusammenhang mit dem Datenschutz zu. Wie gehen Sie vor, wenn Sie Altpapier loswerden wollen?

Wenn wir von Datenschutz sprechen, denken in der heutigen Zeit die meisten von uns an digitale Daten. Aufgrund der immer wieder durchdringenden Meldungen zu Leaks und Pannen bei grossen Unternehmen sowie der schieren Menge ist das auch durchaus verständlich. Schätzungsweise sind derzeit zwischen 40 und 50 Zettabyte elektronisch gespeichert, wobei 1 Zettabyte einer Milliarde (!) Terabyte entspricht. Vor diesem Hintergrund vergisst man nur allzu leicht, dass es noch immer viele physische Dokumente gibt, die sensible Daten enthalten. Gerade Unternehmensverantwortliche sollten sich und ihren Mitarbeitenden deshalb immer wieder bewusst machen, dass nicht alle Unterlagen bedenkenlos im Altpapier entsorgt werden dürfen.

Unterschätzter Wert interner Daten

Für Unternehmen wie beispielsweise Anwaltskanzleien, Krankenhäuser oder Versicherungen liegt es auf der Hand: Beinahe alle Dokumente enthalten in irgendeiner Form Angaben, auf die Dritte keinesfalls Zugriff erlangen dürfen. Patienten oder Kunden verlassen sich darauf, dass ihre Daten mit höchster Vertraulichkeit behandelt und ebenso vernichtet werden, wenn die Zeit dafür gekommen ist. Doch auch wenn ein Unternehmen keine oder kaum sensible Kundendaten aufbewahrt (was äusserst selten geworden ist, aber noch immer vorkommt), darf man sich nicht einfach zurücklehnen und sämtliche Dokumente zu Altpapier-Stapeln bündeln. Schliesslich druckt man auch mal eine Kostenaufstellung aus oder bereitet schützenswertes Fertigungs- oder Prozesswissen für eine interne Präsentation auf.

Nicht zu vergessen die Daten der Mitarbeitenden: Schon eine simple Geburtstagsliste kann im fremden Händen einen Verstoss gegen Datenschutzgesetze bedeuten – von Lohnunterlagen oder PK-Zahlungen ganz zu schweigen. Jetzt mögen Sie denken: Wer interessiert sich schon für unser Altpapier? Bedenken Sie dabei: Die Bündel stehen oft über Nacht völlig unbeaufsichtigt am Strassenrand. Und wo Unternehmen zuhause sind (sprich: wo es sich lohnen könnte, das Altpapier zu durchstöbern), lässt sich für Angreifer leicht herausfinden.

Aktenvernichtung: unwiderrufliche Zerkleinerung

Um das Vertrauen aller Stakeholder wie Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitender zu rechtfertigen, sollten Dokumente mit sensiblen Inhalten deswegen zuverlässig geschreddert werden. Im Gegensatz zu den typischen Kleingeräten, die im Büro- und Elektrofachhandel erhältlich sind, kommen für die professionelle Aktenvernichtung Hochleistungsgeräte zum Einsatz. Diese gewährleisten, dass Dokumente so zerkleinert werden, dass sie selbst mit viel Mühe nicht nachträglich wieder zusammengesetzt werden können. Falls Sie Unterlagen in Ihrem Unternehmen sammeln, die anschliessend von einem spezialisierten Anbieter vernichten werden sollen, achten Sie darauf, dass die verwendeten Sammelbehälter abschliessbar sind. Ein professioneller Dienstleister holt die sensiblen Dokumente vor Ort ab und dokumentiert den gesamten Weg bis zu ihrer Zerstörung. So werden Sie auch strengsten Datenschutzanforderungen gerecht. Alternativ kann die Aktenvernichtung auch mit Mobilschreddern erfolgen. Diese Fahrzeuge erlauben, den Vernichtungsvorgang direkt an Ihrem Firmensitz auszuführen.

Bewusstsein wecken

Die vielleicht grösste Herausforderung im Umgang mit sensiblen Daten ist es, überhaupt das Bewusstsein dafür zu wecken. Wer schnell den Schreibtisch aufräumen möchte und einen Stapel ausgedruckter Blätter ins Altpapier gibt, handelt sicher nicht böswillig. Doch wenn die Unterlagen in den Besitz von Kriminellen gelangen, spielt das keine Rolle mehr. Deshalb können wir nur ausdrücklich empfehlen: Halten Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitenden regelmässig vor Augen, dass ein sorgfältiger Umgang mit allen Dokumenten und deren spätere sichere und datenschutzkonforme Vernichtung allen Beteiligten zugutekommt.

Für ihre innovativen Dienstleistungen in der Datenvernichtung wurde Reisswolf Schweiz mit dem Unternehmenspreis der Handelskammer Frankreich-Schweiz prämiert.

Am 7. Februar 2020 wurde das Unternehmen Reisswolf Schweiz von der Handelskammer Frankreich-Schweiz mit der «Trophée du Commerce France Suisse» in der Kategorie Industrie & Technologie ausgezeichnet. Christophe Gence, Verwaltungsrat-Delegierter und CEO der Paprec Schweiz nahm den renommierten Preis entgegen. Die binationale Organisation würdigt mit dem Preis die Bedeutung der Dienstleistung, die Reisswolf seit fast 25 Jahren zuverlässig und nachhaltig erbringt. Das Unternehmen aus der Paprec-Gruppe vernichtet auf professionelle, moderne und umweltbewusste Weise vertrauliche Daten auf Papier oder digitalen Geräten. Reisswolf bringt eine bedeutende Innovation, ein Spitzenprodukt für die digitale Dienstleistung.

Über die Auszeichnung

Die «Trophée du Commerce France Suisse» wird von der Handelskammer Frankreich-Schweiz jährlich in acht verschiedenen Kategorien vergeben. Die Verleihung der Trophäen fand am 7. Februar im glanzvollen Rahmen im Casino Montreux statt. Die Handelskammer ist das führende französisch-schweizerische Unternehmensnetzwerk mit fast 750 Unternehmensmitgliedern. Sie umfasst die überwiegende Mehrheit der in der Schweiz ansässigen französischen sowie zahlreiche Schweizer Unternehmen, die Handelsbeziehungen zu Frankreich unterhalten.

Über Reisswolf

Reisswolf Schweiz sammelt und vernichtet seit 1996 sensible Daten – auf digitalen Datenträgern ebenso wie auf Papier. Mit dieser wichtigen Dienstleistung gewährleistet das Unternehmen, dass vertrauliche Informationen nicht in falsche Hände geraten und missbraucht werden können. Der Prozess umfasst das Bereitstellen abschliessbarer Behälter, den sicheren Transport sowie die zuverlässige Vernichtung von Akten und Datenträgern in streng überwachten Hochleistungsschreddern. Reisswolf nimmt dabei jederzeit seine Verantwortung gegenüber Gesellschaft und Umwelt an und führt die vollständig zerstörten Datenträger dem Recycling zu. Darüber hinaus ist Reisswolf als einziger Schweizer Betrieb nach DIN 66399 (Schutzklasse 3) zertifiziert; diese Norm regelt die Prozess-Sicherheit bei der Datenvernichtung. Reisswolf verfügt über Niederlassungen in Basel, Luzern, Zürich und seit Ende 2019 in Genf. Mit diesen hochmodernen Anlagen sowie den mobilen Schredderfahrzeugen kann das Unternehmen massgeschneiderte Lösungen zur Datenvernichtung in der ganzen Schweiz anbieten.

Reisswolf Schweiz, Spezialist für die sichere Vernichtung von Akten und Datenträgern, hat Ende 2019 eine neue Niederlassung in Satigny (Genf) eröffnet.

Bei der neuen Reisswolf-Geschäftsstelle in Satigny handelt es sich um die mittlerweile vierte in der Schweiz. Wie die bestehenden Niederlassungen in Zürich, Basel und Luzern bieten sie die sichere und datenschutzkonforme Entsorgung von Akten und Datenträgern aller Art. Dank des zusätzlichen Betriebs im Kanton Genf profitieren unsere Kundinnen und Kunden in der Romandie von noch persönlicherem Service und kürzeren Reaktionszeiten.

Daten aller Art sicher vernichten

Reisswolf ist Ihr kompetenter und zuverlässiger Partner für die vertrauliche und umweltbewusste Vernichtung von Akten und Datenträgern. Unser Dienstleistungsspektrum umfasst:

• Aktenvernichtung: Reisswolf stellt Ihnen abschliessbare Sammelbehälter zur Lagerung zur Verfügung. Je nach Kundenwunsch werden Ihre Akten in einem Hochleistungsschredder in der nächstgelegenen Reisswolf-Niederlassung oder direkt vor Ort in einem Mobilschredder vernichtet.

• Archivräumung: Reisswolf befreit Ihre Archive und Lager von darin enthaltenen, nicht mehr benötigten Daten und Akten gemäss den geltenden Archivierungsfristen und Datenschutzgesetzen.

• Datenträgervernichtung: Aus Gründen der Sicherheit müssen sensible Datenträger nicht einfach gelöscht, sondern physisch vernichtet werden. Reisswolf bietet diese Dienstleistung unter anderem für Festplatten, Notebooks, Tablets, CDs/DVDs und Kreditkarten an.

• Röntgenfilmvernichtung: Reisswolf übernimmt für Unternehmen in medizinischen Sektor, der Industrie und dem grafischen Bereich die sichere Vernichtung von Filmmaterial, das unter anderem aus Röntgenaufnahmen, Werkstoffprüfungen und Druckprozessen stammen kann.

Zertifizierte Zuverlässigkeit

Im Umgang mit sensiblen Daten kommt der Sicherheit und absoluten Vertraulichkeit höchste Bedeutung zu. Entsprechend grossen Stellenwert geniessen diese Anforderungen bei Reisswolf. Alle Niederlassungen verfügen über Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement), ISO 14001:2015 (Umweltmanagement), ISO 45001:2018 (Arbeits- und Gesundheitsschutz). An der Definition der DIN 66399 zur Vernichtung von Datenträgern hat Reisswolf als Ausschuss-Mitglied aktiv mitgearbeitet und diese im Sinne der Kunden geprägt. Die bisherigen Reisswolf-Betriebe und die Mobilschredder sind bereits nach dieser neuen Norm zertifiziert, der Betrieb in Satigny folgt im Laufe des Jahres. Um nicht nur den Vernichtungsprozess an sich, sondern auch die Lagerung der Daten so sicher wie irgend möglich zu gestalten, sind bei Kunden aufgestellten Container mit einem e.l.sy-Sicherheitsschloss ausgestattet. Dieses lässt sich nicht mit einem Schlüssel, sondern nur mit einer RFID-Karte öffnen. So kann jeder Zugriff aufgezeichnet und dokumentiert werden.

Für die Sicherheit mindestens ebenso wichtig wie alle Zertifizierungen und technischen Vorkehrungen ist die Erfahrung von Reisswolf: Seit fast 25 Jahren vernichtet das Unternehmen in der Schweiz vertrauliche Akten und Datenträger – das bedeutet jährlich mehr als 15'000 Tonnen professionell, diskret und umweltbewusst entsorgte Unterlagen.

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