Manche Akten können ohne Bedenken mit dem Altpapier entsorgt werden, andere müssen zwingend geschreddert und somit völlig unkenntlich gemacht werden. Haben Sie dazu schon ein Konzept in Ihrem Unternehmen?

In Unternehmen fallen täglich vertrauliche Papierdokumente an, die nicht mit dem «normalen» Altpapier entsorgt werden sollten. In manchen Fällen liegt das korrekte Vorgehen auf der Hand: Die Auflistung aller A-Kunden samt Umsätzen, welche für das letzte Sales-Meeting angefertigt wurde, muss mit höchster Vertraulichkeit behandelt werden und darf niemals ungeschützt entsorgt werden. Die Einladung zur Eröffnung des neuen Autohauses an der Ecke, die als nicht adressierte Postwurfsendung in Ihrem Briefkasten landete, kann hingegen ohne schlechtes Gewissen direkt im Altpapier landen. Unglücklicherweise gibt es zwischen solchen Extremen einen gewissen Graubereich, in dem der richtige Weg nicht ganz so offensichtlich ist.

Altpapier unterteilen, um Daten zu schützen

Wie definiert man also den «richtigen» Umgang mit überflüssigen Unterlagen?Ein Leitsatz könnte lauten: Was Sie einem Besucher Ihres Unternehmens am Tag der offenen Tür nicht zeigen würden, das gehört auch nicht ins normale Altpapier. Ein anderer Ansatz wäre festzulegen: In Ihrem Unternehmen ausgedruckte Dokumente gelangen nie ins offene Altpapier, ebenso wie alles, was Sie mit einer Adresse versehen per Post erreicht. Die eine, perfekte Patentlösung existiert, wie so häufig, auch für diese Frage nicht. Das beste Vorgehen für Ihren individuellen Fall können ohnehin nur Sie selbst abschliessend beurteilen.

Offensichtlich fallen je nach Unternehmenstyp völlig unterschiedliche Anteile an vertraulichen Unterlagen an: Während in einer Anwaltskanzlei beinahe jedes Dokument als «sensibel» eingestuft werden dürfte, sieht das bei der Sandwich-Bar an der Ecke vermutlich völlig anders aus. Das ändert aber nichts daran, dass heute mittlerweile jedes Unternehmen schutzpflichtige Informationen besitzt.

Dokumente sicher vernichten lassen

Bedenken Sie auch: Eine Trennung in «vertraulich» und «unbedenklich» sollte nicht erst stattfinden, wenn Papier entsorgt werden soll – sondern idealerweise bereits auf dem Schreibtisch und in der persönlichen Ablage. Der Aufwand für das gewissenhafte Aussortieren wird sonst schnell sehr gross. Im Zweifel empfehlen wir immer, lieber ein Dokument zu viel als eines zu wenig dem sicheren Altpapier zuzuordnen. Ein professioneller Anbieter für die sichere Entsorgung wird Ihnen abschliessbare Behälter für die Aufbewahrung von Altpapier mit kritischen Inhalten anbieten, diese bei Ihnen abholen und die Unterlagen in zertifizierten Prozessen zuverlässig vernichten. So haben Sie die Gewissheit, dass keine sensiblen Informationen Ihr Unternehmen verlassen.

Papier ist nicht gleich Papier

Übrigens haben nicht nur vertrauliche Dokumente nichts im Altpapier verloren. Die folgende Liste soll Sie beim sauberen Trennen unterstützen, das zu einem effizienteren Recycling wertvoller Rohstoffe beiträgt. Nicht ins Altpapier gehören unter anderem aufgrund ihrer Beschaffenheit:

• Beschichtetes Papier
• Karton mit dünner Plastikfolie
• Verschmutzter Karton
• Pizzaschachteln
• Wasserfestes Papier
• (Kunststoff-)beschichtetes Papier
• Klebeetiketten oder -bänder
• Andere Fremdstoffe (z.B. Metall oder Styropor)
• Getränkekartons (Tetrapak)
• Servietten
• Backpapier
• Metzgerpapier
• Tiefkühlprodukte-Schachteln
• Blumenpapier

Falls Sie Fragen zum Umgang mit sensiblem Altpapier oder zur generellen Entsorgung in Ihrem Unternehmen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Die Einhaltung des Datenschutzes hat häufig mit dem richtigen Mindset zu tun. Deutlich wird dies unter anderem im Umgang mit zu entsorgenden Papierdokumenten.

Datenschutz: Gesetz in Revision

Das Thema Datenschutz ist in aller Munde. Zu Recht, denn persönliche Informationen verdienen besondere Sorgfalt im Umgang, seien es unsere eigenen, die unseres Unternehmens oder diejenigen seiner Kunden. Im digitalen Zeitalter, in dem wir leben, ist es sehr einfach geworden, Daten zu sammeln und abzuspeichern. Als Reaktion auf die neuen Möglichkeiten und die Aktivitäten vor allem sammelwütiger Tech-Giganten führte die EU am 25. Mai 2018 ihre Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein.

Diese gilt auch für Schweizer Unternehmen, falls sie personenbezogene Daten von Menschen in der EU verarbeiten und dabei die Absicht verfolgen, Waren oder Dienstleistungen anzubieten. Die damit verbundenen Pflichten finden Sie übersichtlich zusammengefasst auf dem KMU-Portal des Bundes. Da auch bei uns in der Schweiz gerade neues Bundesgesetz für den Datenschutz ausgearbeitet wird, werden in absehbarer Zeit alle Unternehmen von solchen Anforderungen betroffen sein.

Datenschutzkonzepte: sinnvolle Regeln und passende Infrastruktur

Um zu gewährleisten, dass die schon heute geltenden Gesetze und davon abgeleitete Datenschutzkonzepte auch umgesetzt werden, ist nicht zuletzt eine Sensibilisierung der Mitarbeitenden notwendig, ebenso wie eine Bereitstellung der notwendigen Mittel. Ein perfektes Beispiel dafür ist der Umgang mit Altpapier:

• Einerseits muss Mitarbeitenden bewusstwerden, dass häufig Dokumente entsorgt werden, die sensible Daten enthalten, von Unternehmenskennzahlen bis hin zu Kundenadressen – und dass diese Dokumente nichts im «normalen» Altpapier zu suchen haben. Besprechen Sie in einem Team-Meeting, welche Informationen respektive Unterlagen davon betroffen sind. Falls Sie die Regel definieren, nur Dokumente auszudrucken, die zwingend auf Papier benötigt werden, sinkt bereits das reine Volumen. Und damit auch die Anzahl Gelegenheiten und die Gefahr, dass vertrauliche Daten versehentlich sauber gebündelt auf dem Trottoir landen.

• Andererseits sollten Sie es Ihren Mitarbeitenden so einfach wie möglich machen, die Regeln für den Umgang mit entsorgungspflichtigen Dokumenten einzuhalten. Wenn an jedem Schreibtisch ein Behälter für «normales» Altpapier bereitsteht, der Sammelcontainer für vertrauliche Dokumente aber in einer Abstellkammer im zweiten Untergeschoss untergebracht wird, dürfte das Ergebnis offensichtlich sein. Stellen Sie deswegen Container an zentralen, gut zugänglichen Orten bereit. Mit abschliessbaren Behältnissen sorgen Sie nicht nur für angemessene Sicherheit, sondern demonstrieren Ihren Mitarbeitenden auch, dass es sich nicht nur um kosmetische Massnahmen für die Compliance handelt.

Wie bei vielen Massnahmen gilt auch für den Datenschutz: Umgesetzt wird nicht, was in einem Memo steht, sondern was die Geschäftsleitung vorlebt.

Ein spezialisierter Dienstleister für die fachgerechte Entsorgung von Altpapier wird Ihnen nicht nur abschliessbare Sammelbehälter zur Verfügung stellen, sondern den gesamten Vorgang bis hin zur vollständigen Vernichtung Ihrer Unterlagen dokumentieren. So haben Sie jederzeit die Gewissheit, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden und Ihre Daten den Schutz geniessen, den sie verdienen.

Wie lange sind Geschäftsdokumente aufzubewahren, bevor eine Archivräumung stattfinden darf? Erfahren Sie jetzt mehr über die rechtskonforme Entsorgung Ihrer Unterlagen!

Laut Gesetz müssen Unternehmen in der Schweiz nur zwei Dokumente in Papierform aufbewahren: Geschäftsbericht und den Revisionsbericht – beide im Original und mit Unterschrift. Alle anderen Unterlagen können digital archiviert werden. Im Alltag gibt es aber auch heute noch viele Dokumente auf Papier, was mit entsprechendem Platzbedarf verbunden ist. Laufen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab, ist eine Archivräumung möglich. Doch bevor die Dokumente endgültig entsorgt sind, haben Unternehmen noch eine letzte Aufgabe: den Datenschutz zu wahren. Denn viele Unterlagen, zu deren Aufbewahrung Unternehmen verpflichtet sind, enthalten höchst vertrauliche Angaben.

Sorgfalt bei der Archivräumung

Sehen wir uns einmal an, welche Dokumente neben dem Geschäfts- und Revisionsbericht der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren unterliegen. Geregelt ist dies unter anderem im OR, Art. 958f. Konkret betroffen sind:

•           Geschäftsbücher (Haupt- und Nebenbücher)
•           Buchungs- und Rechnungsbelege
•           Steuerunterlagen (im Kanton Zürich: 15 Jahre)
•           Dokumente mit rechtsverbindlicher Wirkung (z.B. Verträge)
•           Personalakten
•           Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen

Häufig wird in dieser Aufzählung auch die Korrespondenz genannt, dabei fällt im Grunde nur ein kleiner Teil davon unter die Aufbewahrungspflicht: all jene Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem einen geschäftlichen Vorgang stehen, für den es keinen anderen Buchungsbeleg gibt. Da diese Unterscheidung nicht immer ganz einfach zu treffen ist, entscheiden sich viele Unternehmen, die gesamte Korrespondenz zu archivieren.

Aufbewahrung dient der Rechtssicherheit

Die übliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Schweiz zehn Jahre. Auf den ersten Blick erscheint dies ein sehr langer Zeitraum. Grund dafür ist jedoch die in vielen Punkten festgelegte zehnjährige Verjährungsfrist. Vereinfacht ausgedrückt: Wenn jemand mit einer neun Jahre alten Forderung an Sie herantritt, sollten Sie dazu in der Lage sein, den Vorgang anhand Ihrer eigenen Unterlagen nachzuvollziehen. Bei einer zehn Jahre alten Forderung ist dies schlicht nicht mehr notwendig.

Archive enthalten sensible Daten

Wie eingangs erläutert könnten beinahe alle Dokumente in elektronischer Form aufbewahrt werden. Tatsächlich ist dies aber für viele Unternehmen noch nicht ohne Weiteres umsetzbar. Dies führt dazu, dass sich in den Archiven Papier-Dokumente sammeln, die sensible Daten enthalten: Geschäftszahlen, persönliche Angaben der Mitarbeitenden, Kundendaten, Verträge mit Lieferanten – dieses Wissen sollte auf keinen Fall in falsche Hände gelangen. Soll ein Archiv geräumt werden, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister. Der Experte übernimmt sowohl den Abtransport als auch die endgültige datenkonforme Vernichtung der Dokumente und gewährleistet durch zertifizierte Prozesse die Einhaltung des Datenschutzes. Denn nachdem Sie die Unterlagen zehn Jahre lang sicher aufbewahrten, möchten Sie die Gewissheit haben, dass auch der letzte Schritt in deren Lebenszyklus mit grösster Sorgfalt erfolgt.