An einem aufgeräumten Arbeitsplatz startet man mit mehr Elan ins neue Jahr. Nehmen Sie sich deswegen jetzt Zeit, im Büro umfassend für Ordnung zu sorgen.

Die Türchen am Adventskalender sind beinahe alle geöffnet und die privaten Planungen für die Feiertage laufen auf Hochtouren. Im Geschäft heisst es jetzt, das aktuelle Jahr noch gut abzuschliessen und möglichst schon einen schwungvollen Neustart nach der hoffentlich besinnlichen Auszeit vorzubereiten. Nützen Sie die letzten, vielleicht etwas ruhigeren Tage vor Weihnachten, oder die Zeit «zwischen den Jahren», um im Büro mal wieder richtig gründlich auszumisten.

Der Schreibtisch als Zentrum der Ordnung

Gleich zu Beginn sollten Sie Ihre Energie dem Schreibtisch zuwenden, denn in den meisten Fällen ist er auch das lohnendste Ziel. Haben sich im Lauf des Jahres grössere und kleinere Stapel mit Unterlagen, Notizen, Zeitschriften und anderen Papierdokumenten gebildet? Sorgen Sie dafür, dass diese meist unfreiwilligen Archive verschwinden. Denn Sie bringen nicht zu übersehende Nachteile mit sich:

• Es besteht immer die Möglichkeit, dass wichtige Informationen untergehen.
• Hinzu kommt die Gefahr, dass vertrauliche Informationen ins normale Altpapier gelangen und so in die falschen Hände geraten können.
• Sie vermitteln immer die Botschaft: Hier warten ganze Berge von Arbeit, die kaum noch zu überblicken sind.

Auch Fachmagazine haben ein Ablaufdatum

Viele von uns haben noch immer die Angewohnheit, Zeitschriften und andere Publikationen zu sammeln, die fachlich interessante Beiträge enthalten (könnten). Je länger sie auf dem Schreibtisch Staub sammeln, desto grösser wird das schlechte Gewissen: «Eigentlich hätte ich das schon lange lesen sollen...». Gehen Sie Magazine deswegen gleich nach Lieferung durch und entsorgen Sie sie anschliessend. Wichtige Beiträge können Sie immer noch aufheben, zum Beispiel indem Sie sie ganz banal heraustrennen. In unserer Jahresend-Entrümpelung werfen wir noch einen Blick ins Inhaltsverzeichnis und dann verschwinden alle Hefte im Altpapier.

Bei allen anderen Unterlagen empfehlen wir ebenfalls, sehr grosszügig auszumisten. Doch Vorsicht: Sie möchten Ordnung schaffen, aber gleichzeitig den Schutz vertraulicher Daten gewährleisten. Bereiten Sie deshalb für Ihre Aktion zwei Behältnisse vor: eines für unbedenkliche und eines für vertrauliche Unterlagen. Während die Ersteren bedenkenlos offen entsorgt werden könnten, müssen Zweitere zwingend mit der nötigen Sorgfalt behandelt werden. Eine professionelle Vernichtung verhindert, dass die Daten unkontrolliert ihr Haus verlassen und im schlimmsten Fall missbraucht werden können.

Ein Tipp, der Sie und Ihre Mitarbeitenden schon jetzt fürs nächste Mal motivieren wird: Machen Sie ein Foto von Ihrem Arbeitsplatz, bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen, und eines, wenn Sie fertig sind. So sehen Sie, was Ihre Mühe tatsächlich bewirkt hat.

Digitalen Arbeitsplatz ebenfalls aufräumen

Entrümpeln Sie nicht nur Ihren physischen, sondern auch den elektronischen Schreibtisch. Viele von uns haben die Gewohnheit, in Bearbeitung befindliche Dateien «nur schnell» auf dem Desktop abzuspeichern. So sammeln sich dort im Laufe der Zeit Dokumente, oft mit kryptischen Namen, deren Inhalt wir schon nach zwei Wochen vergessen haben. Wenn Sie Ihr Hintergrundbild schon lange nicht mehr in voller Pracht gesehen haben, müssen diese «Karteileichen» gehen. Ach ja, damit wird auch alles wieder etwas übersichtlicher und weniger erdrückend. Falls Sie noch viel Zeit und Energie übrig haben, können Sie sich ja sogar an eine vollwertige Archivräumung wagen... und damit wünschen wir Ihnen frohes Ausmisten, glückliches Entsorgen – und wunderbar entspannte Feiertage!